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    关于各条线外事接待工作的实施办法


    发布日期:2010-05-13 作者: 字体大小[    ] 浏览次数:

    中共上海市委党校  上海行政学院


     

    关于各条线外事接待工作的实施办法


     

    (2002年12月20日)



        根据《中共上海市委党校、上海行政学院关于建立外事工作分工负责制的意见(试行)》(沪委校〔2002〕33号),我校(院)外事工作实行归口管理和“统一筹划、分线实施”的分工负责制。对于各条线相关涉外项目,坚持“谁主管,谁实施,谁负责”的原则。在有关部门共同研究的基础上,并经校领导同意,现就外事接待工作提出如下具体实施办法:

        一、校(院)外事办公室(以下简称外办)为学校涉外工作的归口部门和对外工作窗口。凡各条线涉外项目,均由外办事先将包括项目内容、要求及注意事项的工作计划表,在报外事分管领导审定后,发给相关部门依照实施。

        二、在各条线相关项目的实施过程中,该条线分管领导为主要负责人,相关职能部门领导为具体负责人。

        三、实行“协调会制度”。由各条线分管领导主持召开有相关部门参加的协调会,协调会的任务是:明确本次项目的性质、原则及分工,细化任务,责任到人,做到各环节紧密衔接,确保每项具体工作都落实到位。

        四、由外事分管领导确认的重大外事活动,在条线分管领导的领导下,由校办公室主任牵头,协调实施。

         五、外办与实施相关项目职能部门的具体分工

        (一)国际研讨会和培训项目:
         1、外办:
        (1)对外联络,与外方协商来访计划。根据来访人员的级别、来访目的、要求、专业等情况制定接待计划和日程安排,报外事分管领导和条线分管领导审定;
        (2)负责对外工作的预算、开支;
        (3)向职能部门提供外方与本校交往历史等方面的有关信息、情况和注意事项;
        (4)准备礼品,提供翻译,作好记录;
        (5)全程陪同外宾在沪期间的活动,包括迎送、参观及用车等;
        (6)通知保卫部门做好相关安全保卫工作;
        (7)来访活动的文件材料、照片归档;
        (8)建立来访人员信息数据库及礼品登记数据库。
         2、实施相关项目的职能部门:
        (1)根据外办与外方协商后的初步接待计划,进行细化、落实;
        (2)布置会场,安排座位,准备席卡、会标;
        (3)重大外事活动,通知校办行管科和信息中心摄影、摄像;
        (4)组织并通知参加人员按时到会;
        (5)落实安排合适车辆;
        (6)参与外宾迎送,安排住宿及用餐;
        (7)全过程保持与外办的联系与沟通。

        (二)接待访问学者:
        凡涉及接待国外访问学者的外事活动,主要由外办负责。教研部门配合外办为访问学者组织有关学术活动,保卫处负责办理临时出入证,图书馆负责办理阅览证,保卫处、图书馆共同负责做好确定外宾活动区域的有关工作。

        (三)参观考察:
        凡涉及一般礼节性访问的参观考察团组,均由外办负责具体接待工作。
     




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